Consultant(e) senior - Facilitateur/trice en organisation d’un événement sportif à Bruxelles

L’employeur

Prosport est une ASBL de la Ville de Bruxelles active dans la conception, l’organisation et la promotion d’événements sportifs.

Dans le cadre de ses activités, Prosport souhaite lancer, en octobre 2027, un nouvel événement sportif d’envergure dans le nord de Bruxelles : le premier 10 Miles de Bruxelles.

Pour accompagner la préparation de cette première édition, Prosport souhaite s’entourer d’un(e) consultant(e) expérimenté(e) dans l’organisation d’événements sportifs et/ou de manifestations de grande ampleur en milieu urbain, en facilitant la préparation de l’événement sur les plans administratifs, techniques, opérationnels et logistiques.

Fonction

2. Objet de la mission

Le/la consultant(e) interviendra en support du chef de projet et de l'équipe Prosport, avec un rôle de conseil, de facilitation, de coordination et d'appui aux démarches techniques et opérationnelles.

L'objectif est de bénéficier d'une expertise permettant de sécuriser l'organisation du projet et d'anticiper les principaux enjeux liés à l'organisation d'un événement sportif en milieu urbain à Bruxelles.

3. Présentation du projet

Le 10 Miles de Bruxelles est une course à pied de 16,1 km, organisée au départ et à l'arrivée du Stade Roi Baudouin et dont la première édition est prévue en octobre 2027.

Les villages de départ et d'arrivée seront concentrés sur ce même site.

Le parcours traversera principalement le nord de Bruxelles avec la volonté de valoriser un maximum d'espaces verts et de parcs.

L'événement sera notamment construit autour d'un positionnement sportif, urbain et « green », permettant aux participants de découvrir le nord de Bruxelles autrement.

Pour sa première édition, l'ambition est d'accueillir environ 3.000 participants. L'objectif est ensuite de développer progressivement l'événement au cours des éditions suivantes, avec une capacité pouvant à terme atteindre plusieurs milliers de participants supplémentaires.

4. Missions du consultant

Le/la consultant(e) accompagnera Prosport sur les principaux enjeux liés à la préparation de l'événement, notamment :

Organisation et pilotage

• Accompagnement du chef de projet dans le cadrage et le suivi global du projet ;
• Élaboration du rétroplanning et des principales échéances ;
• Identification des risques et contraintes.

Parcours, mobilité et démarches techniques

• Définition du parcours et son adaptation aux contraintes urbaines ;
• Analyse des enjeux de mobilité et de circulation autour du parcours ;
• Prise en compte des travaux et projets urbains, comme NEO et le Parc des Sports ;
• Appui dans les démarches de validation auprès des communes, de la Police et des autres autorités et parties prenantes concernées.

Communication et sponsoring

• Recommandations sur le plan de communication et le calendrier de lancement ;
• Appui à la réflexion sur le sponsoring et les partenariats.

Inscriptions

• Recommandations concernant la billetterie, la tarification et les différentes phases d'inscription.

Organisation opérationnelle

• Appui à la préparation des dispositifs liés au départ, à l'arrivée et sur le parcours ;
• Conseils en matière de sécurité, signalétique, ravitaillement, bénévoles, flux de participants et logistique ;
• Participation aux réunions techniques et visites de terrain lorsque nécessaire ;
• Appui renforcé dans les semaines précédant l'événement et présence le jour J.

Bilan

• Participation au débriefing post-événement ;
• Identification des points d’amélioration et recommandations pour les éditions suivantes.

La réalisation opérationnelle des différentes actions sera assurée par l'équipe Prosport et ses prestataires. Le consultant intervient en tant qu'expert, facilitateur et appui au chef de projet.

Profil

Le/la consultant(e) disposera :

• De capacités d'organisation, de coordination, d'anticipation et de résolution de problèmes.
• D’une expérience significative dans l'organisation d'événements sportifs ;
• D’une expérience d'événements en espace public et/ou en milieu urbain ;
• D’une expérience de manifestations réunissant plusieurs milliers de participants ;
• La connaissance de Bruxelles, de ses communes et de ses spécificités en matière de mobilité, d'organisation d'événements et de relations avec les autorités est un plus ;

Une expérience spécifique dans l'organisation de courses à pied est un plus.

La maîtrise du français et du néerlandais constitue un avantage.

Offre

6.Modalités et dates clefs

La mission débutera idéalement à partir du 15 octobre 2026 et se poursuivra jusqu'à la réalisation de l'événement et de son bilan.

La mission sera progressive avec un volume d’heures de prestation estimé à 10 heures par mois.

Les volumes indiqués constituent des estimations et non un engagement de commande. Ces volumes ne peuvent être dépassés mensuellement qu’avec l’accord préalable et écrit de Prosport.

Les prestations pourront être réalisées à distance, dans les locaux de Prosport ou sur le terrain, en fonction des besoins.

7. Budget

Le/la candidat(e) précisera dans son offre ses conditions tarifaires ainsi que les éventuels frais complémentaires.

8. Obligation de moyens

La mission est une mission de conseil et d'accompagnement, soumise à une obligation de moyens.

Les objectifs de fréquentation – environ 3.000 participants pour la première édition – ne constituent pas une obligation de résultat pour le consultant.

Le/la consultant(e) s'engage toutefois à mobiliser son expertise, son expérience et les moyens nécessaires afin de contribuer à la réussite du projet et à sa bonne préparation.

9. Durée et éventuelle prolongation

La mission porte sur la préparation et la réalisation de la première édition du 10 Miles de Bruxelles en 2027.

Prosport se réserve la possibilité de prolonger la collaboration pour l’édition suivante, notamment afin d'accompagner le développement progressif de l'événement.

Cette éventuelle prolongation fera l'objet d'un accord distinct et portera sur une durée maximum d’un an.

10. Contenu de l'offre

Les candidats sont invités à remettre une offre comprenant :

1. Une présentation du/de la consultant(e) ou de la société ;
2. Les expériences et références pertinentes, notamment dans l'organisation d'événements sportifs ;
3. Une présentation de l'expérience spécifique à Bruxelles et/ou dans l'organisation d'événements en espace public ;
4. Une proposition de méthodologie et d'accompagnement ;
5. Les conditions financières et le tarif proposé ;
6. Une estimation du nombre d'heures/jours nécessaires par phase.

Le/la candidat(e) pourra également formuler toute recommandation qu'il/elle jugerait utile à la réussite du projet.

11. Critères d'attribution

Les offres seront notamment évaluées selon les critères suivants :

Prosport se réserve la possibilité de rencontrer les candidats présélectionnés avant l'attribution de la mission.

12. Remise des offres

Les offres sont à transmettre à : Prosport ASBL, avenue de Marathon 135/2, 1020 Bruxelles à info@prosportevent.be

Date limite de remise des offres : 05.10.2026 à 12h00

Pour toute question relative au présent appel d'offres, veuillez prendre contact avec Marc Vlaeminck, directeur de l’asbl Prosport, marc.vlaeminck@prosportevent.be

Prosport se réserve le droit, le cas échéant, de ne pas donner suite au présent appel d'offres ou de demander des précisions complémentaires aux candidats.