Gestionnaire de communication (H/F/X)

L’employeur

Employant plus de 4 000 personnes et gérant un vaste réseau scolaire, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région de Bruxelles-Capitale.

Le service Tranquillité Publique et Evènements est chargé de répondre, développer et proposer des solutions pour améliorer la qualité de vie partagée à Bruxelles. Ce service comprend 8 personnes dans le pôle administratif complété de 10 travailleurs de terrain.

Fonction

Votre rôle polyvalent et transversal vise à favoriser une collaboration fluide et efficace, contribuant ainsi au bien-être et à la prospérité de la Ville de Bruxelles.

Au sein du service Tranquillité Publique et Événements, votre mission englobe un éventail de responsabilités telles que le traitement, le suivi, et la vulgarisation d’information que vous communiquez de manière transparente via divers canaux, tant auprès du public interne que externe.

Vous couvrez des domaines variés, comprenant le suivi des situations perturbant la tranquillité publique, l'organisation d'événements sur le territoire, ainsi que l'état d'avancement des multiples chantiers en cours dans la Ville de Bruxelles.

Vous assumez également des tâches administratives et de secrétariat essentielles au bon fonctionnement du service Tranquillité Publique et Événements.

La collaboration est au cœur de votre pratique quotidienne avec différents départements et cabinets internes. Votre présence s'étend au-delà des frontières de l'organisation, impliquant des contacts réguliers avec des partenaires clés tels que les commerçants, riverains, comités de quartier, les services de police, la Région de Bruxelles Capitale, et le milieu associatif.

TÂCHES

  • Vous répondez à diverses demandes par voies électroniques, téléphoniques, ou lors de contacts directs. Vous transmettez des informations sur les procédures administratives et les règlements en vigueur.
  • Vous accompagnez et conseillez les demandeurs tels que les riverains, commerces ou partenaires, organisateurs d'événements et services de la ville. Vous les connectez ensuite avec les services appropriés en fonction de leurs besoins.
  • Vous gérez les e-mails entrant et sortants, établissez des contacts, collectez et actualisez les informations nécessaires pour constituer les dossiers et en assurer le suivi. Vous alimentez également un carnet d'adresses pour faciliter les prises de contacts futurs.
  • Vous rédigez divers documents tels que e-mails, courriers, ordres du jour, procès-verbaux, toutes-boîtes, documents informatifs divers, refus, avis et demandes. Vous en assurez le suivi et la diffusion auprès du public cible, en partenariat avec les acteurs concernés (imprimerie, société de distribution, service interne, etc.)
  • Vous traitez les demandes internes et externes et vous assurez le lien entre les acteurs concernés sur le terrain en termes de conformité administrative et d'informations à transmettre. Vous orientez les demandes vers les services compétents pour un suivi approprié.
  • Vous assurez l’organisation et l’animation de réunions. Vous envoyez les invitations, réservez les salles, rédigez et fournissez les documents nécessaires (ordre du jour et procès verbaux). Vous assurez l'archivage numérique des documents importants et communiquez les informations pertinentes aux parties concernées.
  • Vous informez la hiérarchie de l'avancement des missions, du suivi et de l'évolution des dossiers. Lorsque cela est nécessaire, vous relayez également les informations collectées auprès du public et des partenaires internes et externes.

Profil

  • Vous disposez d’un diplôme de bachelier en communication ou dans un domaine pertinent par rapport à la fonction, ou vous remplissez les conditions de mobilité interne ou de promotion pour une fonction dans le grade de secrétaire.
  • Vous avez des capacités de synthèse et de vulgarisation de l’information.
  • Vous avez des connaissances techniques et théoriques de la communication.
  • Vous êtes à l’aise dans la collaboration et savez entretenir des coopérations efficaces.
  • Vous adoptez une posture adéquate en fonction des situations et du public à aborder. Vous assurez une fonction de représentation de la Ville de Bruxelles.
  • Vous avez des compétences en planification et suivi de projets et de dossiers.
  • Vous êtes capable de gérer de prioriser les tâches selon leur importance et degré d’urgence.
  • Vous pouvez faire face à des situations de stress.
  • Vous avez des aptitudes en animation et conduite de réunions.
  • Vous êtes à l’aise avec la rédaction écrite.
  • Vous maitrisez la suite office.
  • Vous avez une bonne connaissance du néerlandais.

Offre

  • Un contrat à plein temps de durée indéterminée.
  • Salaire mensuel brut : minimum 2 822,03 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne.
  • 35,5 jours de congés annuels.
  • Avantages extra-légaux : chèques repas, gratuité de l’abonnement STIB et une intervention dans les autres frais de transport (transports en commun, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation.
  • Des formations régulières.
  • La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).

PROCÉDURE DE SÉLECTION

Envoyez-nous votre candidature pour le 23/02/2024 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis). Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

Une première sélection sera réalisée sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone à des tests de sélection informatisés et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

Publiée le:mer. 24 janvier 2024
Lieu: Bruxelles
Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Rue des Halles 4 - Hallenstraat 4
1000 Bruxelles
Belgique

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