Directeur Assemblées et gouvernance (H/F/X)

L’employeur

Le Service Assemblées et gouvernance assure sous la direction fonctionnelle du Secrétaire communal, le secrétariat du Conseil communal et du Collège des Bourgmestre et Echevins. Il gère l’organisation des séances, la préparation, la diffusion et l’archivage des ordres du jour et procès-verbaux, la consultation des pièces par les mandataires et les dossiers personnels des mandataires. Il met également son expertise juridique et administrative au service des autres départements et est régulièrement consulté pour dispenser des conseils ou pour rédiger des instructions quant à la rédaction d’actes administratifs et aux procédures à respecter.

Fonction

MISSION

• Assurer la gestion globale et la coordination des Secrétariat des Assemblées (soit le secrétariat du Conseil communal et du Collège des Bourgmestre et Echevins), en étroite collaboration avec le Secrétaire communal
• Diriger et coordonner l'équipe des collaborateurs du service
• Assister le Secrétaire communal

TACHES

• Coordonner et superviser le fonctionnement et activités du service (fonctionnement Collège/Conseil, tutelle adm., discipline, gestion des dossiers personnels des mandataires politiques, représentation dans les asbl, …). Mettre en place des procédures; partager les informations.
• Structurer, communiquer et assurer le suivi des objectifs stratégiques et opérationnels. Définir, organiser et mettre en place l'ensemble des moyens pour atteindre les objectifs fixés. Suivre les projets du service.
• Assister/conseiller le Secrétaire dans la préparation des dossiers soumis au Collège/Conseil, dans la gestion des dossiers disciplinaires ou toute autre matière. Partager son expertise juridique/administrative et conseiller les membres de l'équipe et collègues d'autres départements.
• Mener les entretiens liés à la gestion des ressources humaines du service (entretiens d'intégration, de planification, fonctionnement, évaluation, absentéisme)
• Superviser la validation des documents/courriers produits par le service. Diriger le courrier entrant.
• Rédiger, dans les deux langues, des courriers, rapports, notes, motivations formelles d'actes administratifs, PV d'audition (e.a. discipline), instructions, …
• Accueillir et renseigner, dans les deux langues, les membres du Collège et du Conseil et assurer le relais entre ceux-ci et l'administration; traiter des demandes d'information du public.
• Représenter le service à des réunions internes ou externes; organiser des réunions. Assurer une présence aux séances du Conseil communal.
• Veiller au respect des dispositions légales et réglementaires en matière de fonctionnement des organes communaux, des règles de cumul de fonction et de rémunération des mandataires, des règles internes de bonne gouvernance, des procédures administratives internes, ...
• Travailler en étroite collaboration avec le Secrétaire communal et l'informer de tout élément pertinent. Reporting sur les activités et projets du service.

Profil

• Être titulaire d’un diplôme de master, d’un diplôme du deuxième cycle des études universitaires ou de l’enseignement supérieur assimilé

ou

remplir les conditions spécifiques de promotion interne

• Avoir une expérience probante de minimum 5 ans dans une fonction dirigeante de niveau universitaire
• Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans les domaines du droit administratif et du droit communal
• Avoir des connaissances dans le fonctionnement des pouvoirs locaux et dans les processus décisionnels politiques.

Offre

• Emploi statutaire après que toutes les conditions de nomination aient été remplies ; emploi contractuel dans un premier temps
• Horaire : temps plein (flexibilité au niveau des horaires). Prestations en soirées
• Lieu de travail : Bruxelles
• Salaire mensuel brut : 5364,75 € (minimum)/ 9154,19 € (maximum) (échelle de traitement A7)
• Une estimation du salaire, tenant compte de la situation familiale, des services antérieurs, etc., peut être obtenue auprès de l’U.O. Carrière du Département RH, tous les jours entre 8h30 et 12h30, au 02 279 24 40
• Avantages annexes : smartphone, chèques-repas, remboursement intégral de l’abonnement STIB et partiel de l’abonnement SNCB, dispense du ticket modérateur au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola)

Pour postuler, un dossier de candidature doit parvenir au Département RH comprenant :

• une lettre de motivation;
• un c.v.;
• une photocopie du diplôme requis.

Les candidatures incomplètes ne sont pas prises en considération.

La date limite de soumission des candidatures est le 17/10/2023.