assistant de direction du conseiller en prévention directeur (H/F/X) pour le secrétariat du S.I.C.P.P.T.

L’employeur

La Ville de Bruxelles est à la recherche d'un assistant de direction du conseiller en prévention directeur (H/F/X) pour le secrétariat du S.I.C.P.P.T..

Fonction

Vous apportez au conseiller en prévention directeur et aux conseillers en prévention médecins une aide permanente en matière de gestion du temps, de gestion des relations avec les tiers, de préparation et de suivi des dossiers. Vous êtes en collaboration étroite avec les infirmiers(ières), les services internes du département RH et les secrétariats centraux des départements. Vous contribuez à l'organisation optimale des tâches administratives de la direction et des conseillers en prévention du S.I.C.P.P.T..

Tâches principales

• Vous planifiez et tenez à jour l'agenda du conseiller en prévention directeur et des conseillers en prévention.
• Vous accueillez, informez et orientez les demandeurs internes et externes du département vers le service compétent et/ou fournissez les informations selon la demande.
• Vous vous tenez au courant des dossiers importants traités par le conseiller en prévention directeur et les conseillers en prévention afin de mieux contextualiser certaines informations ou demandes d'information.
• Vous rédigez des rapports, procès-verbaux, requêtes, courriers, mails,...
• Vous traitez des données et produisez des statistiques.
• Vous mettez à jour les listings des membres du personnel de la Ville de Bruxelles et des satellites.
• Vous digitalisez les documents et suivez les applications.
• Vous communiquez au conseiller en prévention directeur et au chef de service adjoint les informations pertinentes sur l'avancement quotidien et les problèmes rencontrés.
• Vous faites des propositions afin d’améliorer ou d’accélérer les procédures administratives et afin de mesurer et d’augmenter la qualité des services.

Profil

Vous disposez d’un diplôme de bachelier (de préférence dans le domaine administratif ou de la santé).

Pour une candidature interne, vous devez remplir les conditions de mobilité ou de promotion interne pour une fonction dans le grade de secrétaire.

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique)

• Vous avez de bonnes capacités communicationnelles écrites et orales autant en français qu’en néerlandais
• Vous travaillez de façon structurée et précise, en respectant les délais
• Vous aimez le travail en équipe et entretenez de bonnes relations professionnelles
• Vous avez un esprit analytique et êtes orienté client
• Vous faites preuve d’une bonne résistance au stress et d’une grande flexibilité
• Vous faites preuve de diplomatie, de loyauté et de discrétion
• Vous avez une maitrise approfondie d’Excel, ainsi que des autres outils de la suite Office

Offre

• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Salaire mensuel brut : minimum 2822,02 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique) - Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne
• Avantages extra-légaux : Chèques-repas, le remboursement à 100% de l’abonnement STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation, plan de pension pour les collaborateurs à hauteur de 3% du traitement brut
• Possibilité de télétravail (après un délai de maitrise de la fonction de 6 mois)
• Des formations régulières
• La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).
• Lieu de travail : Brucity, Rue des Halles 4, 1000 Bruxelles

PROCEDURE DE SELECTION

Envoyez-nous votre candidature pour le 18/08/2023 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis). Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

Une première sélection sera réalisée sur base du CV et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone à des tests de sélection informatisés, à des tests pratiques informatiques puis à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.
Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.