Gestionnaire de dossiers (de niveau bachelier) pour le Secrétariat central du Département RH (M/F/X)

L’employeur

Avec environ 3900 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise.

Vous serez employé au sein du Département RH qui est en charge de la gestion du personnel de la Ville et soutient les départements dans la gestion active de leurs collaborateurs. Il assure le suivi des dossiers des membres du personnel contractuels et statutaires depuis leur engagement jusqu'à leur pension. Le département se charge également du calcul des rémunérations et de l’ensemble des obligations légales qui incombent à l’employeur.

Vous intégrerez le Secrétariat central du Département RH, qui joue un rôle de soutien pour les autres services du département. Il gère les appels téléphoniques généraux et traite le courrier entrant et sortant. Il veille également à ce que certaines informations soient diffusées aux managers et/ou à la direction. Le secrétariat est un point de contact pour les collègues au sein du département mais aussi pour les différents intervenants en dehors du département. L'éventail des tâches du secrétariat est très diversifié, ce qui rend ce métier passionnant.

Fonction

Vous êtes responsable du suivi des activités, des dossiers et des projets du secrétariat central du département RH, conformément aux règlements et procédures en vigueur. Vous fournissez un soutien administratif au Directeur des Ressources Humaines et au référent RH. Vous contribuez à l'organisation optimale du département.

Vous travaillez sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines, dans une équipe de 3 personnes. Vous travaillez en étroite collaboration avec les membres du département des Ressources humaines, les secrétariats centraux des autres départements, les Services du Secrétaire, les départements Espaces publics et verts, Achats & Facilities, Développement Urbain, Budget & Finances, I-City, les organisations satellites de la Ville de Bruxelles, le Cabinet de l'Echevin du Personnel, les Comités de Négociation et de Concertation, le CPAS et les syndicats.

"Les tâches sont variées. J’aime particulièrement le secrétariat des comités de négociation et concertation. Suivre les discussions entre l'employeur et les syndicats, je trouve ça vraiment intéressant ! À côté de cela, il y a une partie administrative et une troisième partie où on est au service des collègues du département. " Femke

TACHES PRINCIPALES

  • Vous assurez le suivi quotidien du secrétariat central du département : faire le planning, gérer les présences/absences, assurer la permanence
  • Vous assurez le secrétariat des comités de négociation et de concertation, rédigez la correspondance générale, traduisez les actes et règlements pour toute question RH, rédigez des rapports, notes, PV, etc.
  • Vous contrôlez la qualité et le contenu du travail du secrétariat et assurez le suivi. Vous assurez le respect de la législation, des procédures internes et des délais
  • Vous constituez et/ou suivez des dossiers à la demande du Directeur des Ressources Humaines
  • Vous participez aux projets RH au sein du département, développez des actions visant à améliorer le fonctionnement du service et du département
  • Vous conseillez/assistez le Directeur des Ressources Humaines dans la gestion des dossiers, fournissez un soutien aux responsables de service et aux experts RH. Vous prodiguez des conseils et des informations concernant le secrétariat des comités de négociation et de concertation
  • Vous accueillez, informez et orientez les demandeurs internes et externes du département vers le service compétent et/ou fournissez les informations selon la demande, également au téléphone
  • Vous communiquez au Directeur des Ressources Humaines les informations pertinentes sur l'état d'avancement des dossiers ainsi que ce qui concerne les comités de négociation et de concertation

Profil

  • Vous êtes en possession d’un diplôme de bachelier

    Ou vous remplissez les conditions de mobilité interne pour une fonction dans le grade de secrétaire.

    Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique )

  • La coopération est une de vos compétences clé
  • Vous avez le sens de l'organisation, savez gérer votre stress et respecter des deadlines parfois serrées.
  • Vous respectez les règles et procédures légales et la discrétion est une de vos qualités
  • Vous avez une très bonne connaissance du français et du néerlandais, orale et écrite. Vous savez traduire du français au néerlandais et vice-versa. Vous aimez rédiger.

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Salaire mensuel brut : minimum 2589,32 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique) - Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne
  • Avantages extra-légaux : Chèques repas, le remboursement à 100% de l’abonnement STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation, plan de pension pour les collaborateurs à hauteur de 3% du traitement brut mensuel
  • Possibilité de télétravail
  • Des formations régulières
  • La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).

PROCÉDURE DE SÉLECTION

  • Envoyez-nous votre candidature via http://jobs.bruxelles.be (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis) pour le 09/02/2023 au plus tard. Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.
  • Une première sélection sera réalisée sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone à un test de rédaction et traduction éliminatoire, puis à des tests de sélection informatisés, et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

02 279 24 20

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

Publiée le:mar. 24 janvier 2023
Lieu: rue des Halles, 4, 1000 Bruxelles
Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Rue des Halles 4 - Hallenstraat 4
1000 Bruxelles
Belgique

Téléphone:02 279 24 20
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