Description de fonction

Gestionnaire de dossiers (H/F/X) pour le secrétariat Sports

L’employeur

Avec environ 3900 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise.

Le Département Culture, Jeunesse, Loisirs et Sports de la Ville de Bruxelles a pour rôle, par le biais d’activités multiples et diversifiées, de viser à l'épanouissement intellectuel, culturel, artistique, social et physique des citoyens.

Au sein du département, le Service des Sports met à disposition des installations sportives et du matériel pour des particuliers, des écoles, des clubs sportifs ou dans le cadre d’évènements. Le service organise des activités de vacances pour les jeunes et collabore à l’organisation d’événements sportifs locaux (tournois, interclubs, …), internationaux (Mémorial Van Damme, matchs internationaux de football, …) et dans l’espace public (Street 100m, nuit des sports, …). Le service se charge par ailleurs de la maintenance des installations et du suivi d’éventuels chantiers, il octroie par ailleurs des subventions aux associations et clubs sportifs.

Fonction

Vous êtes responsable des dossiers confiés au secrétariat du service et vous apportez un soutien administratif aux collègues du service.

Tâches principales

  • Vous constituez et actualisez les dossiers : gestion quotidienne du budget de fonctionnement, caisse débours, reports, dossiers du personnel, marchés publics en collaboration avec le département Centrale d'Achats, suivi des fardes pour le Collège des Bourgmestre et Echevins et le Conseil communal, demandes de subsides
  • Vous rédigez des rapports pour le Collège des Bourgmestre et Echevins et le Conseil communal, courriers, notes, PV, bon de commandes, encodez les budgets ASBL, etc.
  • Vous recherchez /mettez à jour des informations : données du personnel, tableau d'état des dépenses, encodages divers
  • Vous contrôlez des documents / données (mises en page, exactitude des données, etc.)
  • Vous collectez les informations utiles aux dossiers (ordres de service, rapport annuel, ...)
  • Vous accueillez, informez, orientez le public et les collègues sur les procédures/directives, que ce soit par téléphone ou en présentiel
  • Vous enregistrez le courrier, vérifiez la mise en page, distribuez, scannez, etc.
  • Occasionnellement, vous êtes présent, collaborez et intervenez lors de divers évènements organisés par le service.
  • Vous rapportez à la hiérarchie l’état d'avancement des dossiers

Profil

  • Vous disposez d’un bachelier

Pour une candidature interne, vous devez avoir un bachelier et remplir les conditions de mobilité interne pour une fonction dans le grade de secrétaire

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique

  • Vous recherchez un travail varié, en petite équipe et avec de multiples contacts
  • Vous êtes soucieux(se) de la qualité du travail que vous fournissez
  • Vous travaillez de façon structurée en prenant en compte les délais impartis
  • Vous avez un bon esprit d’analyse
  • Vous rédigez facilement et avez une bonne orthographe, en français et en néerlandais
  • Vous maîtrisez la suite MS Office
  • Une expérience dans le domaine du secrétariat ou des marchés publics est un atout

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée à temps plein
  • Salaire mensuel brut : minimum 2392,11 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne.
  • Avantages extra-légaux : Chèques repas, abonnement gratuit de la STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation
  • Possibilités de télétravail
  • Des formations régulières
  • La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).

Procédure de sélection

Envoyez-nous votre candidature pour le 19/12/2021 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis) via http://jobs.brussel.be/. Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

Une première sélection sera réalisée par le Service Recrutement sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone aux tests informatisés et ensuite à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Centre Administratif
Département RH - Service Recrutement :
Boulevard Anspach 6 (13ème étage)
1000 Bruxelles
02 279 24 20
Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et le mercredi jusqu'à 14h

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

  • Publiée le:ven. 12 novembre 2021
  • Lieu: Ville de Bruxelles

Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Boulevard Anspach 6
1000 Bruxelles
Belgique

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