Functieomschrijving

Administratief medewerker (M/V/X) voor de Dienst Aankopen

Werkgever

Met zo’n 3900 medewerkers en een uitgebreid onderwijsnet, kan de Stad Brussel beschouwd worden als een van de belangrijkste werkgevers van het Brussels Gewest.

De Aankoopcentrale heeft een transversale en globale functie binnen de stadsadministratie. Ze beheert de logistieke aanvragen van de departementen en derden (vzw’s van de Stad, Politiezone Brussel Hoofdstad – Elsene), aanvragen voor aankopen en de levering van goederen en diensten aan de gebruikers.

In het kader van deze missie waakt de Directie Aankopen over het naleven van de wet op openbare aanbestedingen. De directie bestaat uit drie diensten: de aankopen, de wettelijke officesupport en de opvolging van de uitvoering van de openbare aanbestedingen.

Functie

MISSIE

Je voert proactief en zelfstandig centrale handelingen uit in verband met de aankopen en de levenscyclus van opdrachten. Je waarborgt de continuïteit en het vlotte verloop van het aankoopproces evenals de kwaliteit en conformiteit van gegevens en documenten waaruit de aanbestedingsdossiers bestaan. Je zorgt voor de follow-up, de goede uitvoering en de naleving van de termijnen van de activiteiten om te voldoen aan de behoeften van de interne klanten, met naleving van de wetten op de overheidsopdrachten en de procedures van de Stad Brussel.

VOORNAAMSTE TAKEN

  • Je behandelt de informatie bedrijfsaankopen. Je draagt bij aan de administratieve en operationele uitwerking en follow-up van aanbestedingsdossiers en de bijbehorende bestelbonnen
  • Je maakt bestelbonnen, inventarissen van opdrachten, creëert herverdelingen van de begroting, en college-/raadsmappen. Je voert gegevens over de aanbestedingsdossiers (datums/stappen/goedkeuringen/dossierstukken ...) in de follow-uptabellen, de gespecialiseerde/beheer software
  • Je controleert de gegevens van de aankopen: vragen en bestelbonnen. Je controleert of de levering van de bestelbonnen zijn ontvangen en of de termijnen werden nageleefd. Je controleert het overeenstemmen van de facturen van de dienst met de prestaties op het terrein. Je neemt contact op met de klant/het bedrijf
  • Je schrijft verschillende verslagen en brieven
  • Je zoekt informatie op, vult gegevens en follow-up tabellen in en werkt ze bij (planning, procedures, inventaris van opdrachten, jaarlijkse tabel met toewijzingen, aanvullende werkzaamheden en diensten, ...)
  • Je scant, verzendt en archiveert documenten en aanbestedingsdossiers
  • Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning aan aankopers
  • Je volgt opleidingen en houdt je kennis op peil
  • Je geeft relevante informatie door aan je verantwoordelijke

Profiel

  • Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs.

Indien je uw diploma in het buitenland heeft behaald moet je behoudens uitzonderingen, een gelijkwaardigheidserkenning voorleggen die uitgereikt wordt door de Vlaamse Overheid (https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen)

  • Je gaat gestructureerd en nauwkeurig te werk met respect voor de opgelegde deadlines
  • Je past je vlot aan je gesprekspartner, of dat nu een klant is of een leverancier
  • Je werkt graag actief en nauw samen met uw collega's
  • Je gaat autonoom te werk
  • Je hebt een vlotte pen en een goede spellingkennis
  • Je begrijpt en spreekt Frans
  • Je kan overweg met MS Office
  • Ervaring in de openbare sector, in een commerciële omgeving of in de distributie/dienstsector is een troef

Aanbod

  • Voltijds vervangingscontract (vanaf februari 2022)
  • Maandelijks brutosalaris: minimum 2153,92 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen). Je kan een schatting van je salaris berekenen via onze online loonsimulator.
  • Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering
  • De mogelijkheid om van thuis uit te werken (home office)
  • Regelmatige bijscholing
  • Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

INLICHTINGEN

  • Bij het Departement HR - Dienst Werving
    Administratief Centrum
    Anspachlaan 6 (13de verdieping)
    1000 Brussel
    02 279 24 20
  • Openingsuren: dagelijks van 8u30 tot 12u30, op woensdag tot 14u

SOLLICITEREN

  • Stuur ons je kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 8/12/2021. Onvolledige kandidaturen (zonder de vereiste documenten) worden niet in aanmerking genomen.
  • Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief door de Dienst Werving. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor PC-testen en een selectiegesprek achteraf. Dit gesprek heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.

  • Online op:di 16 november 2021
  • Locatie: Stad Brussel

Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Boulevard Anspach 6
1000 Bruxelles
België

Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]