Functieomschrijving

Dossierbeheerder (M/V/X) voor het Centraal Secretariaat (bachelorniveau)

Werkgever

Met zo’n 3800 medewerkers en een uitgebreid onderwijsnetwerk, kan de Stad Brussel beschouwd worden als een van de belangrijkste werkgevers van het Brussels Gewest.

Het Departement Cultuur, Jeugd, Ontspanning en Sport draagt aan de hand van talrijke en veelzijdige activiteiten bij tot de intellectuele, culturele, artistieke, sociale en fysieke ontspanning van de burgers.

De missie van het Centraal Secretariaat bestaat in de administratieve coördinatie van de verschillende diensten van het departement. Het secretariaat biedt ook een ondersteunende rol aan de algemene directie (agendabeheer … ) en de diensten van het departement. De centrale positie van de dienst zorgt er ook voor dat hij instaat voor de Agenda 21, het informaticapark en de coördinatie van de HR-dossiers, in samenwerking met het Departement HR (vormingen, aanwervingen … )

Functie

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van de lopende en van bepaalde specifieke dossiers van het Centraal Secretariaat en rond human resources. Je biedt administratieve ondersteuning aan de leidinggevenden van je dienst en aan de HR-referent. Je beheert zelfstandig een aantal dossiers dat je toevertrouwd werd door je leidinggevende. Je werkt mee aan de optimale organisatie van de dienst.

VOORNAAMSTE TAKEN

  • Binnen het secretariaat start je dossiers, projecten en HR-activiteiten op, je bepaalt de inhoud ervan en verzorgt de opvolging (uurroosters, aanwervingen … )
  • Je controleert de briefwisseling en de gegevens en documenten die je ontvangt van de andere diensten (HR-documenten, financiële overzichten, nota’s, verslagen) en zorgt ervoor dat deadlines en procedures gerespecteerd worden
  • Je stuurt HR-projecten en transversale projecten tussen departementen (intern functioneren, kennisoverdracht)
  • Je verzekert de opvolging van de activiteiten van het secretariaat en vult opvolgingstools aan
  • Je biedt raad en ondersteuning aan leidinggevenden en collega’s in het kader van het HR-beheer
  • Je stelt uiteenlopende documenten op (briefwisseling, nota’s, pv’s, rapporten)
  • Je bezorgt de nodige informatie aan je leidinggevenden, zoals vooruitgang van bepaalde dossiers en projecten, gegevens, dringende en/of belangrijke informatie
  • Je verwelkomt en informeert bezoekers en (nieuwe) collega’s en maakt hen wegwijs
  • Je onderhoudt en ontwikkelt je expertise op het vlak van human resources

Profiel

  • Je hebt een zekere interesse voor human resources
  • Je bent een multitasker die zijn werk kan structureren
  • Je hebt een analytisch denkvermogen en werkt oplossingsgericht
  • Je hebt een vlotte pen en een feilloze spelling
  • Je bent perfect tweetalig Nederlands-Frans
  • Je kan overweg met informaticatools en je beheerst de meest gebruikte toepassingen (Excel, Word, Outlook)

DIPLOMA

  • Je bent in het bezit van een bachelor directiesecretariaat of human resources

Aanbod

  • Voltijds contract van onbepaalde duur
  • Maandelijks brutosalaris: minimum 2299,30 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen)
  • Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering
  • Regelmatige bijscholing
  • Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

INLICHTINGEN

  • bij het Departement HR - Dienst Werving
    Administratief Centrum
    Anspachlaan 6 (13de verdieping)
    1000 Brussel
    02 279 24 20
  • openingsuren: dagelijks van 8u30 tot 12u30, op woensdag tot 14u

SOLLICITEREN

  • Stuur ons je kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 25/07/2019. Onvolledige kandidaturen (zonder de vereiste documenten) worden niet in aanmerking genomen.
  • Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor pc-testen en een selectiegesprek. Dit onderhoud heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.

  • Online op:vr 21 juni 2019
  • Locatie: Brussel

Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Boulevard Anspach 6
1000 Bruxelles
België

Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]