Functieomschrijving

Dossierbeheerder M/V/X voor de Dienst Secretariaat en Infrastructuurbeheer (niveau bachelor)

Werkgever

Met zo’n 3800 medewerkers en een uitgebreid onderwijsnet, kan de Stad Brussel beschouwd worden als een van de belangrijkste werkgevers van het Brussels Gewest.

Het Departement Cultuur, Jeugd, Ontspanning en Sport draagt aan de hand van talrijke en veelzijdige activiteiten bij tot de intellectuele, culturele, artistieke, sociale en fysieke ontspanning van de burgers.

De Dienst Secretariaat en Infrastructuurbeheer is belast met het administratieve en budgettaire beheer van de Jeugddienst, behandelt de personeelsdossiers en werkt mee aan het humanresourcesbeheer van de dienst.

Het secretariaat houdt zich bezig met de dossiers rond onderhouds- en inrichtingswerken, renovaties en nieuwbouw en het dagelijkse onderhoud van de gebouwen. Het biedt administrative ondersteuning aan de diensten en de twee vzw’s van de jeugddienst en vormt het dienstenplatform voor de gemeenschappelijke dossiers van de verschillende afdelingen (centralisatie en behandeling van antwoorden en vragen uit verschillende afdelingen, opvolging van de handtekeningen, verspreiden van informatie … )

Functie

MISSIE

  • Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van de lopende dossiers van de Jeugddienst, met respect voor de geldende procedures en wetgeving

VOORNAAMSTE TAKEN

  • Je stelt dossiers van financiële aard op en volgt ze verder op (boekhoudkundige operaties, uitgaven, inningsstaten … )
  • Je verzekert de opvolging van de dossiers rond infrastructuurbeheer
  • Je verzorgt de voorbereiding van en neemt deel aan de uitwerking en de opvolging van de gewone en buitengewone begroting
  • Je stelt uiteenlopende documenten op zoals nota’s, verslagen, pv’s, de briefwisseling
  • Je verifieert de briefwisseling en de gegevens die overgemaakt worden aan de Jeugddienst
  • Je bent verantwoordelijk voor de controle van bepaalde taken van je collega’s en van de toepassing van de geldende procedures
  • Je controleert de vooruitgang van de werken en het goede onderhoud van de gebouwen van de Jeugddienst tijdens bezoeken op het terrein
  • Je bezorgt allerhande info aan de collega’s van je dienst en je departement. Binnen de dienst ben je een referentiepersoon
  • Je start projecten op en volgt ze op rond HR-activiteiten binnen de Jeugddienst
  • Je informeert je leidinggevenden over de stand van zaken in je dossiers en bezorgt hen de nodige info

Profiel

  • Je hebt ervaring in dossierbeheer
  • Je gaat gestructureerd en resultaatgericht te werk
  • Je gaat creatief en oplossingsgericht te werk
  • Je hebt een analytisch denkvermogen en kan vlot in team werken
  • Je bent flexibel en autonoom
  • Je bent een vlot communicator (mondeling en schriftelijk), zowel in het Nederlands als het Frans
  • Je kan overweg met de meeste courante informaticatoepassingen (Excel, Word en Outlook)

DIPLOMA

  • Je bent in het bezit van een bachelor

Aanbod

  • Voltijds vervangingscontract
  • Maandelijks brutosalaris: minimum 2299,30 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen)
  • Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering
  • Regelmatige bijscholing
  • Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

INLICHTINGEN

  • bij het Departement HR - Dienst Werving
    Administratief Centrum
    Anspachlaan 6 (13de verdieping)
    1000 Brussel
    02 279 24 20
  • openingsuren: dagelijks van 8u30 tot 12u30, op woensdag tot 14u

SOLLICITEREN

  • Stuur ons je kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 31/03/2019. Onvolledige kandidaturen (zonder de vereiste documenten) worden niet in aanmerking genomen.
  • Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor pc-testen en een selectiegesprek. Dit onderhoud heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.

  • Online op:ma 4 maart 2019
  • Locatie: Brussel

Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Boulevard Anspach 6
1000 Bruxelles
België

Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]