Un Collaborateur administratif clubs et projets sportifs (H/F/X)

L’employeur

Fonction

MISSION

Vous traitez les dossiers courants liés à l'UO « Clubs et Projets» du service des Sports, conformément à la législation et aux procédures en vigueur. Vous apportez un soutien administratif à la hiérarchie. Vous veillez à la bonne circulation/diffusion de l'information au sein du service.

TACHES

• Vous traitez la correspondance en lien avec la gestion des occupations

• Vous accueillez, informez et orientez les collègues, le public (occupants, clubs,...) par téléphone, par mail

• Vous rédigez divers documents (notes d'avis, rapports de contrôle des occupations, courriers (autorisations, rappels à l'ordre, autres rappels, confirmations, informations...)

• Vous classez et archivez des documents/données de l'UO (physique et informatique)

• Vous tenez à jour les plannings d'occupations des infrastructures sportives (réservations, annulations et changements). Informez les occupants et la hiérarchie (confirmations, informations).

• Vous rendez des avis relatifs aux demandes d'occupations (solvabilité des clubs, plaintes,...), vous analysez les données, rendez des avis et fournissez des informations

• Vous constituez/centralisez/actualisez et contrôlez divers dossiers/données/documents (demandes d'occupation et autres demandes diverses, tarifications,...).

• Vous coordonnez des projets et activités organisés par le service des Sports (interclubs de basket, réception des Champions,...)(organisation logistique, présence, accueil,...)

• Vous menez des actions de contrôle des occupations sportives (déroulement des activités, comportement des occupants, respect du matériel,...)

• Vous communiquez les infos nécessaires aux équipes et à la hiérarchie (relais des plaintes, décisions de la hiérarchie, changement de planning, état d'avancement des dossiers, ...)

Profil

DIPLOME REQUIS

Vous disposez d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur.

OU

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire

(http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique )

PROFIL

• Vous disposez d’une expérience en administration

• Vous avez une bonne capacité d’analyse et veillez à l’optimalisation du service

• Vous êtes capable d’assurer une fonction en partie administrative et une présence importante sur le terrain

• Vous travaillez de façon précise et structurée en prenant en compte les délais impartis

• Vous faites preuve de réactivité et trouvez des solutions aux problèmes même en situation d’urgence

• Vous êtes flexible dans vos horaires (la fonction peut nécessiter une présence en soirée ou le week-end en fonction des évènements)

• Vous êtes capable de développer des contacts professionnels avec divers partenaires en vue d’optimaliser la collaboration

• Vous savez vous montrer ferme dans la défense des intérêts de votre institution

• Vous exprimez vos messages oraux ou écrits de manière adéquate pour être compris par votre interlocuteur

• Le SELOR linguistique est un atout

• Vous maîtrisez la suite MS Office

Votre travail se divise entre une partie administrative et une présence sur le terrain. Votre horaire est variable entre 7h30 et 18h00. votre présence peut être ponctuellement requise en dehors des heures de bureau ou le week-end en fonction des activités/évènements sportifs en cours. Vous avez des contacts réguliers avec le public (clubs, écoles, etc.), d'autres services de la Ville et les ASBL Prosport & Bains de Bruxelles

Offre

OFFRE

• Contrat à durée indéterminée à temps plein

• Salaire mensuel brut : minimum 2.478,97euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique)
• Avantages extra-légaux : Chèques repas, abonnement gratuit de la STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation
• Des formations régulières
• La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).

PROCÉDURE DE SÉLECTION

Envoyez-nous votre candidature pour le 13/10/2023 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis) via http://jobs.brussel.be/. Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

Une première sélection sera réalisée par la Service Recrutement sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone aux entretiens de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Centre Administratif

Département RH - Service Recrutement :

Rue des Halles 4

1000 Bruxelles

02 279 24 20

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.