Description de fonction

Chef de service adjoint (H/F/X) pour le Service des Naissances

L’employeur

Avec environ 3800 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise.

Vous serez employé(e) par le Département Démographie : l'une de ses missions est de fournir un service aux citoyens bruxellois de toutes origines en leur délivrant cartes d'identité, passeports, permis de conduire mais également en enregistrant les naissances, les décès, les divorces ou en célébrant les mariages.

Le Service Naissances s'occupe des matières liées aux déclarations de naissance, reconnaissances et changements de nom, actes d'état civil. Il assure le suivi et de la délivrance de l’ensemble de ces documents. Le service est accessible au public via un guichet au sein du centre administratif et lors de permanences sur rendez-vous au sein des maternités.

Fonction

Vous coordonnez et assurez le suivi des dossiers et projets du service en veillant au respect de la réglementation en vigueur. Vous œuvrez à la réalisation des objectifs opérationnels et stratégiques fixés par votre direction. Vous coordonnez une équipe d’une dizaine de guichetiers et assurez le suivi des activités de guichet et de backoffice de votre service.

Tâches principales

Vous organisez et coordonnez les activités du service en vous assurant de la bonne application de la législation en la matière

  • Vous supervisez le travail au guichet, intervenez en cas de situations problématiques
  • Vous êtes en charge de l’organisation des plannings, des entretiens de fonctionnement, de l’accueil, du coaching et des demandes de congés des collaborateurs
  • Vous veillez à assurer une bonne collaboration au sein du service, avec les délégués des maternités et les parents
  • Vous organisez et dirigez des réunions d’équipe, des réunions avec des instances extérieures (ex. maternités)
  • Vous rédigez des dossiers plus complexes ou à caractère exceptionnel, les procédures internes, les procès-verbaux de réunions et rapports
  • Vous conduisez des projets transversaux au Département de la Démographie et des projets internes au service en collaboration avec le chef de service et/ou en lien avec l'évolution de la matière
  • Vous collaborez avec différentes instances : SPF (Justice, Intérieur, Affaires étrangères), le Parquet, l'Office des étrangers, les consulats et ambassades, les communes, les maternités, les services de l'état civil, du bureau des étrangers et de la population
  • Vous assurez, en alternance avec les autres chefs de service, une permanence de service le jeudi en soirée

Profil

  • Vous êtes titulaire d’un diplôme de Master/ Licence
  • Vous possédez une expérience en matière de gestion d’équipe
  • Vous travaillez de façon précise et structurée en prenant en compte les délais impartis
  • Vous faites preuve de persévérance dans la recherche de solutions et adoptez une attitude résolument axée sur les résultats
  • Vous êtes capable de coordonner et superviser le travail des collaborateurs
  • Vous guidez vos collaborateurs de façon individuelle ou en équipe, afin de leur permettre de se développer
  • Vous développez un environnement propice à une collaboration sereine afin de prévenir et désamorcer les conflits
  • Vous savez prendre, dans des situations stressantes, des décisions rapides concernant des dossiers complexes
  • Vous exprimez vos messages oraux ou écrits de manière adéquate pour être compris par votre interlocuteur
  • Vous avez une bonne connaissance du néerlandais
  • Vous maîtrisez la suite MS Office

Offre

  • Un contrat à plein temps de durée indéterminée
  • Salaire mensuel brut : minimum 3057,41euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique)
  • Avantages extra-légaux : chèques repas, gratuité de l’abonnement STIB et une intervention dans les autres frais de transport (transports en commun, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation
  • Des formations régulières
  • La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola)

Procédure de sélection

Envoyez-nous votre candidature pour le 28 avril 2019 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis). Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

Une première sélection sera réalisée sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone à des tests de sélection informatisés et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

Informations complémentaires

Centre Administratif
Département RH - Cellule Recrutement
bd Anspach 6 (13e étage)
1000 Bruxelles

02 279 24 20

Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et le mercredi jusqu'à 14h

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

  • Publiée le:mer. 3 avril 2019
  • Lieu: Bruxelles

Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Boulevard Anspach 6
1000 Bruxelles
Belgique

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