Description de fonction

Gestionnaire de Dossiers (H/F/X) pour le Service Archives du Département Urbanisme

L’employeur

Avec environ 3800 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise.

Le Département de l’Urbanisme traite les demandes de permis d’urbanisme et d’environnement, conçoit et réalise des projets de rénovation et coordonne les initiatives pour la réhabilitation de la ville (contrats de quartier).

Le Service Archives est principalement chargée d'effectuer les transferts aller-retour de dossiers entre les Archives de la Ville et son centre administratif, de superviser et coordonner les versements et éliminations d'archives ainsi que d’organiser la dématérialisation des demandes de permis d’urbanisme.

Fonction

MISSION

Vous êtes responsable des dossiers courants liés au suivi administratif des demandes de consultation des permis d’urbanisme délivrés et êtes également responsable de l’accès aux permis d’urbanisme délivrés au public et aux collègues d’autres services du département et gérez le circuit de retour de ceux-ci.

TACHES

  • Vous analysez et centralisez les données relatives aux activités de gestion des flux documentaires des demandes de permis d’urbanisme délivrés (demandes de consultation, traitement de la correspondance, gestion de la salle de lecture, versements et transferts d’archives physiques, préparation de lots, distribution et transport)
  • Vous veillez au bon encodage des données de gestion des flux documentaires.
  • Vous contrôlez la qualité, la quantité et les marges d’erreur des tâches administratives journalières effectuées par les collaborateurs du service. Vous établissez des statistiques de performance et de fonctionnement
  • Vous prodiguez des conseils et donner des informations en interne en matière de flux documentaires des demandes de permis d’urbanisme délivrés
  • Vous fournissez des informations et renseignements au public en cas de problème ou de recours
  • Vous rédigez des notes, rapports, courriers, vademecums, etc. notamment dans le cadre de la participation au projet intercommunal "ArchivIris" de valorisation des archives
  • Vous concevez des reportings (tableaux de bord, erreurs et problèmes, rapports statistiques) et communiquez les informations nécessaires à votre hiérarchie

Profil

  • Vous disposez d’une expérience dans un service d’archive
  • Des connaissances en urbanisme et suivi logistique constituent un atout
  • Vous disposez d’un esprit d’analyse développé
  • Vous structurez votre travail et êtes orienté résultats
  • Vous maîtrisez la Suite Office
  • Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles
  • Vous possédez une excellente connaissance du français et du néerlandais tant à l’oral qu’à l’écrit

DIPLÔME REQUIS

Vous êtes en possession d’un bachelier en sciences humaines

Offre

  • Un contrat à durée indéterminée
  • Salaire mensuel brut : minimum 2254,17 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique)
  • Avantages extra-légaux : Chèques repas, abonnement gratuit de la STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation
  • Des formations régulières
  • La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).

Procédure de sélection

Envoyez-nous votre candidature pour le 13/05/2018 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis) via http://jobs.brussel.be/. Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

Une première sélection sera réalisée par le Service Recrutement sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone aux tests informatisés et ensuite à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Centre Administratif
Département RH - Service Recrutement :
Boulevard Anspach 6 (13ème étage)
1000 Bruxelles
02 279 24 20
Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et le mercredi jusqu'à 14h

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

  • Publiée le:jeu. 12 avril 2018
  • Lieu: Bruxelles

Ville de Bruxelles - Stad Brussel

Boulevard Anspach 6
1000 Bruxelles
Belgique

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